地域医療連携グループだけでなく、院内の多方面で得られた具体的効果についてご紹介!トヨタ記念病院

かかりつけ医紹介の資料作成に膨大な時間がかかり、
診療現場でもじっくりと対応する時間的余裕がない
そんな状況を地域医療連携グループと
診療現場がともに改善し、逆紹介業務の効率化を実現!
トヨタ記念病院
【愛知県豊田市/病床数:513床/地域医療支援病院/メディマップ導入:2020年9月~】
地域医療連携グループ 大西 みちる さま

トヨタ記念病院

メディマップを導入するに至った経緯を教えてください。

導入前には地域医療連携グループがWordやExcelで登録医情報を作成し、院内で活用できるようにしていましたが、それに加えて各診療科がそれぞれ患者様向けに必要な情報、例えば『●●●という薬を取り扱っている医療機関リスト』等の独自のツールを作成しており、医療機関情報の一元化ができていませんでした。
また各医療機関の情報を集め、資料をメンテナンスするために膨大な時間を費やしており、作成・修正するために月に15時間ほどかかっていることがわかりました。
【①院長交代・住所変更・診療時間や休診日の変更 】【②可能な診療機能の情報】【③新規開業・閉院】といった近隣医療機関の変更事項がタイムリーに把握できず、当院からお送りした情報が間違っていると医療機関側からお叱りを受けることもありました。内製で資料を作成していると、正確な情報を集めて患者様にお届けすることは膨大な時間をかけても難しく、それでも何かしらの資料は必要だという問題に直面し、検討した結果、メディマップを導入することになりました。

かかりつけ医紹介カード

地域医療連携業務にどのような課題点がありましたか?

課題点として、現場スタッフが直接患者様と逆紹介先を相談するための時間の確保や、連携室が医療機関を検索する間の患者さまの長い待ち時間等がありました。また、患者さまにお渡しした医療機関情報が正確でないために、逆紹介先から受入れをお断りされることもあり、こちらも大きな課題でした。何度も時間をかけて対応する時間的余裕は現場スタッフにはありませんでしたし、患者様にも大変なご迷惑をおかけすることになります。また、医療機関からの信用、という事も課題だと強く感じていました。

実際メディマップをどのように活用されていますか?

使用方法についてはスタッフの利便性を考え、電子カルテ端末から検索できるようにしました。この方法であれば、電子カルテ端末のある各診療室のどこでもメディマップで医療機関を検索することができます。当院では電子カルテのトップページから院内向けの情報を発信しており、そこの【地域医療連携室】ページ内に【メディマップはこちら】という項目を設け、クリックするとメディマップのログインページへ飛べるようにしました。
現在では電子カルテトップページにもメディマップのアイコンを設置しています。電子カルテにログインしたスタッフは全員このページを通りますので、現場の医師や看護師からは「一つ深い階層に行く必要もなく、分かりやすくなった」と好評です。

電子カルテから

患者様が検索するタッチパネルの設置場所については、当院は外来棟と、入院や手術室がある中央棟とに分かれるため、主に逆紹介をする外来棟に2台、入院中や救急外来を受診された患者様にも使えるように中央棟に1台を設置することとしました。また、看護師や医事課と相談し、患者様の動線を考慮し、ほかの患者様からの視線にも配慮した設置場所としました。

メディマップの導入後の効果を教えてください。

患者様にお渡ししていた“かかりつけ医紹介カード”は、メディマップ導入後、厚生局が毎月更新している情報をもとに自動的に反映されるため、当院でのメンテナンスは不要になりました。地図もGoogle Mapを使用しているため正確です。各医療機関が希望した写真のみが掲載されるので、近隣医療機関の先生方から「写真が古いね」とご指摘を受けることもありません。また、複数の診療科を標榜している医療機関の場合、患者様が受診される診療科を選んで印刷することができ、必要な情報のみを患者様に提供することが可能になりました。

かかりつけ医紹介カード

使用実績については導入から1年間、院内全体で毎月平均700件程使用されていました。部署別に調べてみた結果は、連携室や管理IDよりも、診療現場での利用数のほうが多い時もあり、現場のスタッフが自分たちで逆紹介先を検索していることが分かります。外来棟の1・2階は、診療クラークと医師が多いフロアで、もっと利用数が少ないと予想していましたが、想像していた以上に多い結果となりました。
患者様がご自身で検索するタッチパネルは3台導入しましたので、使ってもらえるかとても不安でしたが、こちらも想像以上に使用されています。当初の想定では、逆紹介先の検索のために主に外来棟で使われると予想していましたが、予想に反して中央棟でも毎月200回以上使われていました。この理由の一つとして、紹介状なしで中央棟受付にいらした患者様が他のクリニックを受診することになった場合、ご自身で希望のクリニックをタッチパネルで検索していただくように案内をしていることもあるようです。

かかりつけ医紹介カード

今後の地域医療連携/これからの地域医療連携室の役割/
メッセージ など

今後は、毎年医療機関へ独自データの定期的な聞き取りと情報更新を予定しています。受入可能な診療内容についてアンケート回答をいただけていない連携医療機関もあるので、できるだけ情報をいただけるように訪問やお願いをしていくことを検討中です。
現在、メディマップを導入して1年ですので、導入後の具体的な効果が検証できていません。業務量の削減や業務効率化は十分図れていると考えていますが、それ以外でどのような効果を表しているのかを検討していく必要があると考えています。当院は2023年に新病院に移転予定ですので、新病院でも効率的にメディマップを使用できるよう現場スタッフと一緒に試行錯誤していきたいと思っています。

※掲載内容は、取材時点(2021年12月)の情報となります。

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